📘 Manual de Usuario: Inventio Max

¡Bienvenido al manual oficial de Inventio Max!

Este documento ha sido diseñado para ser tu guía definitiva en la administración y optimización de tu negocio. Si ya eres cliente de nuestra plataforma, te agradezco sinceramente tu preferencia; es un gusto acompañarte en el crecimiento de tu empresa.

Sobre esta versión

Este manual hace referencia exclusiva a Inventio Max Versión 11, la entrega más completa, robusta y avanzada hasta la fecha, actualizada íntegramente al 2026. Hemos pulido cada función y añadido herramientas de última generación para asegurar que la gestión de tus inventarios, ventas y finanzas sea más fluida que nunca.

¿Aún no tienes Inventio Max?

Si estás leyendo este manual pero todavía no cuentas con el sistema, estás a un paso de transformar la operativa de tu negocio. Puedes adquirir tu licencia y comenzar hoy mismo haciendo clic en el siguiente enlace:

➜ Comprar Inventio Max — Versión 11

Dashboard de Inventio Max

La primera vista despues de iniciar sesion, es el dahboard, en este espacio podras ver un resumen de tus ventas y veras los contadores de otras opciones del sistema como son: Productos, Clientes, Numero de Ventas del Mes, $ de Ventas del Mes, Proveedores y Gastos.

En la parte de abajo podras ver una grafica con las ventas del mes y a un lado veras los 10 productos mas vendidos o populares del mes.

Listado de opciones del menu principal (Sidebar)

En la parte de la izquierda tenemos el Menu Principal o Sidebar, donde tenemos menus y submenus con las siguientes opciones.

  • Inicio
  • Nueva Venta
  • Nueva Cotizacion
  • Nueva Devolucion
  • Notificaciones
  • Ventas
    • Ventas
    • Ventas a Credito
    • Ventas por Entregar
    • Ventas Canceladas
    • Cotizaciones
  • Compras
    • Compras
    • Compras por Recibir
    • Compras por Pagar
    • Compras Canceladas
  • Catalogos
    • Productos
    • Servicios
    • Clientes
    • Proveedores
    • Sucursales
    • Categorias
    • Marcas
    • Formas de Pago
    • Administrar Precios
  • Herramientas
    • Contactos
    • Mensajes
  • Finanzas
    • Ver cortes de Caja
    • Credito
    • Balance
    • Gastos
    • Caja chica
  • Inventario
    • Inventario Principal
    • Inventario v2
    • Buscar Productos
    • Valor del inventario
    • Inventario Global
    • Traspasar
    • Devolucion
    • Traspasos
    • Devoluciones
  • Reportes
    • Log de inventario
    • Por categorias
    • Reporte de Ventas
    • Reporte de Compras
    • Reporte de Creditos
    • Mejores Clientes
    • Mejores Productos
    • Mejores Vendedores
  • Administrar
    • Usuarios
    • Configuracion

🚀 1. Operaciones Rápidas (Acceso Directo)

El corazón de la operación diaria. Estas funciones están diseñadas para la agilidad en el mostrador.

  • Inicio (Dashboard): Tu panel de control principal. Aquí visualizas un resumen ejecutivo: ventas del día, métricas clave y el estado general de la sucursal.
  • Nueva Venta: Abre el Punto de Venta (POS). Permite escanear productos, aplicar descuentos y procesar pagos de forma inmediata.
  • Nueva Cotización: Utiliza la interfaz del POS pero sin afectar el inventario ni generar un cobro real; ideal para presupuestos a clientes.
  • Nueva Devolución: Panel para registrar el retorno de mercancía por parte de clientes.
  • Notificaciones: Exclusivo para Administradores. Aquí se reciben y autorizan las solicitudes de devoluciones o ajustes que requieren supervisión.

Como hacer una Venta en Inventio Max

El módulo de Nueva Venta es el motor principal de transacciones de Inventio Max. Al seleccionarlo, el sistema despliega la interfaz POS (Point of Sale), optimizada para la velocidad y precisión en el mostrador.

  1. Búsqueda y Selección: Utiliza el buscador principal para localizar los artículos. Puedes ingresar el nombre del producto o utilizar un lector de códigos de barras para una carga inmediata.
  2. Panel de Venta (Lado Derecho): A medida que selecciones productos, estos se añadirán automáticamente a la lista ubicada en la parte derecha de la pantalla. En este panel podrás visualizar:
    • Producto: Nombre del artículo seleccionado.
    • Precio: El costo unitario aplicado (el sistema utiliza automáticamente el Precio de Salida configurado al dar de alta el producto).
    • Total: El cálculo automático basado en la cantidad y el precio.
  3. Configuración de la Salida: Una vez armada la lista, el sistema descontará las existencias de la sucursal seleccionada, manteniendo tu inventario actualizado en tiempo real.

Opciones del Panel de Finalización (Lado Derecho)

Una vez que has seleccionado los productos, en la parte derecha del POS deberás configurar las condiciones de la transacción antes de procesar la venta:

1. Tipo de Pago
  • Pagado (Contado): Se utiliza cuando el cliente liquida el total de la cuenta en el momento. Es la opción por defecto para ventas rápidas.
  • Crédito: Esta opción permite que la venta quede como una deuda pendiente.⚠️ Importante: Solo es aplicable si el cliente tiene habilitada la opción de crédito en el módulo de Catálogos > Clientes.
2. Forma de Pago

Aquí se selecciona el método por el cual ingresa el dinero. Estas opciones son totalmente personalizables en Catálogos > Formas de Pago:

  • Efectivo
  • Depósito / Transferencia
  • Tarjeta de Débito/Crédito, etc.
3. Estado de Entrega

Define el flujo logístico de la mercancía:

  • Entregado: El cliente se lleva los productos en ese mismo instante. El inventario se descuenta y se marca como salida completada.
  • Pendiente: Se utiliza cuando el producto queda a la espera de que el cliente pase por él más tarde o cuando el vendedor debe programar una entrega a domicilio.
4. Gestión de Efectivo y Cambio

El campo Efectivo Recibido se comporta de manera inteligente según el tipo de pago:

  • En Ventas de Contado: Al ingresar el monto, el sistema calculará automáticamente el Cambio a entregar. Si el monto es insuficiente, el sistema no permitirá procesar la venta; si es exacto o mayor, la venta se completa con éxito.
  • En Ventas a Crédito: * Puedes dejar el campo en CERO si el cliente no entrega nada inicialmente.
    • Si el cliente entrega una cantidad inicial, el sistema la registrará automáticamente como un ABONO a su cuenta. Este movimiento podrá ser monitoreado detalladamente en el módulo Finanzas > Crédito.

Al finalizar la venta se muestra el ticket de la venta con la lista de productos, los totales, los datos de la sucursal.

El logo de los tickets se debe subir en la opcion Administracion > Configuracion > Logo en Tickets

💰 2. Modulo de Ventas

Este apartado centraliza todo el flujo de salida de mercancía y la gestión de ingresos por ventas.

  • Ventas:
    • Listado general de todas las transacciones finalizadas.
    • Permite la búsqueda de folios, reimpresión de tickets y visualización de detalles de cada venta.
  • Ventas a Crédito:
    • Gestión de cuentas por cobrar.
    • Control de abonos de clientes, saldos pendientes y estados de cuenta individuales.
  • Ventas por Entregar:
    • Control de logística interna.
    • Ideal para productos que se pagaron en mostrador pero que el cliente recogerá después o que deben ser enviados a domicilio.
  • Ventas Canceladas:
    • Registro histórico de operaciones anuladas.
    • Funciona como una herramienta de auditoría para revisar motivos de cancelación y usuarios responsables.
  • Cotizaciones:
    • Repositorio de presupuestos emitidos.
    • Permite dar seguimiento a prospectos y convertir la cotización en una venta real con un solo clic, ahorrando tiempo en el reingreso de datos.

Ver el Listado de Ventas

En el listado de Ventas se puede ver las transacciones finalizadas, si el usuario es administrador se pueden ver las operaciones de todas las sucursales, si es un encargado de sucursal solo puede ver los datos de la sucursal asignada en el modulo de usuarios.

Las ventas se pueden filtrar por rango de fechas y por sucursales.

En la tabla de las ventas se pueden ver los siguientes valores:

  • Botón Ojo (Ver Detalle): Es la herramienta principal de auditoría. Al hacer clic, se abre una vista detallada que incluye:
  • Listado completo de productos vendidos.
  • Datos del cliente y vendedor asignado.
  • Botones de acción para Reimprimir el ticket o factura de la transacción.
  • Estado de Pago: Indica la situación financiera de la venta. Puede mostrar si la venta está Pagada, Pendiente (en caso de créditos) o si presenta abonos parciales.
  • Estado de Entrega: Gestiona el flujo logístico de la mercancía:
  • Entregado: Los productos ya han sido liberados y retirados por el cliente.
  • Pendiente: Reservado para ventas especiales donde el producto aún se encuentra en bodega, pendiente de envío a domicilio o recolección programada.
  • Total: Muestra el monto final de la transacción (la suma total pagada o por pagar por el cliente).
  • Cliente: Nombre de la persona o empresa a la que se le asignó la transacción. Útil para el seguimiento de garantías y preventa.
  • Vendedor: Muestra el nombre del usuario del sistema que generó la venta, facilitando el control de comisiones o aclaraciones.
  • Almacén / Sucursal: Identifica el punto físico donde se realizó la operación. Es crucial porque indica de qué inventario específico se descontaron las existencias (puedes gestionar estas sedes en Catálogos > Sucursales).
  • Botones de Imprimir Ticket (45mm y 80mm)
  • Boton amarillo (Cancelar venta) Envia la venta a Ventas Canceladas
  • Boton Rojo (Eliminar venta) Elimina la venta y todos sus datos asociados de la base de datos.

🛒 3. Modulo de Compras

Control de egresos y abastecimiento con proveedores.

  • Nueva compra: Crear una nueva compra para dar de alta productos al inventario
  • Compras: Registro de facturas y entrada de mercancía al sistema.
  • Compras por Recibir: Seguimiento de pedidos realizados que están en tránsito.
  • Compras por Pagar: Gestión de cuentas por pagar y deudas con proveedores.
  • Compras Canceladas: Histórico de órdenes de compra que fueron revertidas.

Como hacer una compra en Inventio Max

Las Compras son la vía principal del sistema para dar de alta existencias a los productos y, a su vez, registrar los movimientos y egresos del negocio. Es el proceso inverso a la venta: en lugar de retirar mercancía, ingresas stock a tus almacenes.

Cómo realizar una compra paso a paso:

  1. Acceso: Dirígete al menú principal y selecciona la opción Compras > Nueva Compra.
  2. Interfaz de Selección: Se abrirá una pantalla tipo POS (Punto de Compra) donde podrás buscar los productos por nombre o código de barras para agregarlos a tu lista de abastecimiento.
  3. Panel de Resumen (Lado Derecho): En la parte derecha de la pantalla podrás visualizar el resumen de los artículos que estás por ingresar.
    • Precio de Entrada: A diferencia de las ventas, en este módulo el sistema utiliza automáticamente el Precio de Entrada (costo) configurado al dar de alta el producto.
    • Actualización de Stock: Una vez procesada la compra, las cantidades se sumarán automáticamente al inventario de la sucursal seleccionada.

Opciones del Listado de Compra:

Al igual que en las ventas, puedes configurar las condiciones de la transacción en el panel derecho:

Las Compras son la vía principal del sistema para dar de alta existencias a los productos y, a su vez, registrar los movimientos y egresos del negocio. Es el proceso inverso a la venta: en lugar de retirar mercancía, ingresas stock a tus almacenes.

Cómo realizar una compra paso a paso:

  1. Acceso: Dirígete al menú principal y selecciona la opción Compras > Nueva Compra.
  2. Interfaz de Selección: Se abrirá una pantalla tipo POS (Punto de Compra) donde podrás buscar los productos por nombre o código de barras para agregarlos a tu lista de abastecimiento.
  3. Panel de Resumen (Lado Derecho): En la parte derecha de la pantalla podrás visualizar el resumen de los artículos que estás por ingresar.
    • Precio de Entrada: A diferencia de las ventas, en este módulo el sistema utiliza automáticamente el Precio de Entrada (costo) configurado al dar de alta el producto.
    • Actualización de Stock: Una vez procesada la compra, las cantidades se sumarán automáticamente al inventario de la sucursal seleccionada.

Al realizar una compra en el POS, el panel derecho te permite definir cómo entrará la mercancía al sistema y cómo se registrará contablemente:

  • Listado de Productos: Es el resumen en tiempo real de los artículos que has seleccionado. Muestra el nombre, la cantidad y los totales basados en el Precio de Entrada.
  • Estado de Pago:
    • Pagado: Registra que la compra fue liquidada al proveedor al momento.
    • Pendiente: Envía la transacción al módulo de Compras por Pagar, ideal para manejar créditos con proveedores.
  • Estado de Entrega:
    • Entregado: Las existencias se suman inmediatamente al inventario.
    • Pendiente: La compra queda registrada, pero el stock no se incrementa hasta que se marque como “Recibido” en el módulo de Compras por Recibir.
  • Almacén / Sucursal: Aquí seleccionas físicamente a qué bodega o tienda se le van a cargar las existencias. Es vital para mantener el control del Inventario Global.
  • No. de Factura (Opcional): Un campo de texto libre para ingresar el folio del documento que te entregó el proveedor, facilitando futuras búsquedas o aclaraciones.
  • Efectivo: Campo para ingresar el monto total pagado.

Al finalizar la compra se mostrar el ticket de la compra y tambien se puede ver el ticket en la opcion de compras.

📦 4. Catálogos

La base de datos de tu negocio. Configura aquí lo que vendes y con quién interactúas.

  • Productos y Servicios: Alta, baja y edición de tu oferta comercial.
  • Clientes y Proveedores: Directorio detallado de tus socios comerciales.
  • Sucursales: Gestión de diferentes puntos físicos de venta.
  • Categorías y Marcas: Clasificación para organizar mejor el inventario y los reportes.
  • Formas de Pago: Configuración de métodos (Efectivo, Tarjeta, Transferencia).
  • Administrar Precios: Herramienta para ajustes masivos de costos y márgenes de utilidad.

📊 5. Finanzas y Caja

Control absoluto sobre el flujo de efectivo.

  • Ver Cortes de Caja: Revisión de entradas y salidas al final de cada turno.
  • Crédito: Resumen global de la cartera vencida y vigente.
  • Balance: Estado financiero para comparar ingresos vs. egresos.
  • Gastos: Registro de costos operativos (renta, luz, nómina).
  • Caja Chica: Manejo de fondos para gastos menores e imprevistos.

🏗️ 6. Gestión de Inventarios

El núcleo logístico del sistema.

  • Inventario Principal / v2: Diferentes vistas para el conteo y auditoría de existencias.
  • Buscar Productos: Localizador rápido con filtros por almacén o código.
  • Valor del Inventario: Cálculo automático de cuánto dinero tienes invertido en stock:$$\text{Valor Total} = \sum (\text{Existencia} \times \text{Costo Unitario})$$
  • Inventario Global: Vista consolidada de existencias en todas las sucursales.
  • Traspasar / Traspasos: Módulo para mover mercancía entre almacenes de forma documentada.
  • Devoluciones: Historial de retornos y ajustes de stock por merma o error.

Ver el Inventario en Inventio Max

La correcta visualización del stock depende del rol y la sucursal asignada a cada usuario. Inventio Max gestiona esto de forma automática para evitar errores en la operación.

Para consultar tus existencias, dirígete a Inventario > Inventario Principal. Lo que verás en esta pantalla varía según tu nivel de acceso:

Para Encargados o Almacenistas: La vista está restringida. Estos usuarios solo pueden ver el Inventario Principal que les fue asignado específicamente por el administrador. Esto garantiza que el personal de una sucursal no interfiera con los datos de otra.

Para Administradores: El sistema muestra por defecto el inventario de la sede marcada como Sucursal Principal (configurable en Catálogos > Sucursales). El administrador tiene la facultad de cambiar de vista para supervisar cualquier otro almacén.

En la parte superior de la vista, encontrarás opciones para descargar la información del inventario actual en diferentes formatos:

  • Excel: Ideal para realizar auditorías externas o conteos físicos masivos.
  • PDF Clásico (jspdf): Generación rápida de reportes visuales desde el navegador.
  • PDF Nuevo (fpdf): Un reporte más robusto y optimizado para impresión profesional.

Columnas de la Tabla de Inventario

La tabla está diseñada para ofrecer una visión 360° de cada artículo:

  • Código: El identificador único asignado en el módulo de Productos.
  • Nombre del Producto: Descripción del artículo.
  • Categoría: Clasificación del producto para facilitar la organización.
  • Por Recibir: Indica las cantidades que fueron registradas en el módulo de Compras pero que se marcaron con estado “Pendiente”. Estas aún no entran al stock disponible.
  • Disponible: Es la existencia real y actual. El sistema la calcula automáticamente restando las Ventas a las Compras.💡 Nota: Por seguridad, el sistema está diseñado para que el inventario nunca quede en CERO o negativo, evitando descuadres financieros.
  • Por Entregar: Refleja las existencias que ya han sido vendidas pero que se marcaron como “Entrega Pendiente” en el módulo de Ventas.
  • Acciones: Herramientas de control directo:
    • Agregar existencias: Permite realizar ajustes de inventario manuales (por ejemplo, tras un conteo físico).
    • Disminuir existencias: Permite ajustar el stock a la baja (por ejemplo, por mermas o daños).
    • Ver historial: Abre el log de movimientos específico del producto para rastrear quién y cuándo alteró el stock.

📈 7. Reportes

Análisis de datos para la toma de decisiones.

  • Log de Inventario: Historial detallado de cada movimiento (cuándo y qué se movió).
  • Por Categorías: Análisis de stock y ventas segmentado.
  • Reportes de Ventas / Compras / Créditos: Filtros avanzados por fechas y estados.
  • Rankings (Mejores): Identifica rápidamente tus Top Clientes, los Productos Estrella y los Vendedores más productivos.

⚙️ 8. Administración del Sistema

Configuración técnica y seguridad.

  • Usuarios: Creación de perfiles y asignación de permisos (Roles de Cajero, Supervisor, Administrador).
  • Configuración: Ajustes generales del sistema (Logo, datos fiscales, moneda y parámetros de tickets).