Registrar una reservación y cerrarla al final de la estancia parece simple. En la práctica, involucra varios pasos: revisar disponibilidad, capturar datos del huésped, calcular el total, dar entrada, sumar consumos y liberar la habitación.
En Hotelion, todo el proceso queda ligado a una sola reservación, desde que se crea hasta que se cierra. Así se ve, paso por paso.
1. Revisar disponibilidad
Antes de registrar cualquier reservación, se consulta el calendario de ocupaciones. Ahí se ve el estado de cada habitación: disponible, ocupada, en mantenimiento o inactiva. No hace falta revisar cuarto por cuarto ni preguntar en recepción.
2. Registrar la reservación
Se elige la habitación disponible y se capturan los datos del huésped: nombre, contacto y fechas de entrada y salida. La habitación queda vinculada al huésped desde este momento, aunque el check-in sea después.
3. Cotización automática
Con las fechas y el tipo de habitación ya definidos, el sistema calcula el monto total de la estancia. No se necesita sacar la cuenta a mano ni revisar tarifas por separado. El precio queda fijo desde el momento de la reservación.
4. Check-in
Cuando el huésped llega, se marca la entrada. La habitación cambia de estado a “ocupada” y deja de aparecer como disponible para otras reservaciones. Aquí también se puede confirmar o ajustar el precio si hubo algún cambio en la estancia.
5. Consumos durante la estancia
Si el huésped pide algo del minibar, lavandería o servicio a cuarto, la venta queda registrada y ligada a su cuenta. No se apunta por separado ni se cobra al final “a ojo”: todo se suma a la cuenta de esa habitación.
6. Check-out
Al momento de la salida, se cierra la reservación con un clic. El sistema muestra el total de la estancia más los consumos adicionales. La habitación vuelve a quedar disponible de inmediato, sin necesidad de actualizar nada más.
7. Registro en caja
El cobro del check-out queda reflejado en la caja del día. A la hora del corte, ese movimiento ya está contado, así que no hay que buscarlo ni sumarlo aparte.
Conclusion
Cada paso depende del anterior. Si la disponibilidad no está actualizada, se arriesga una reservación doble.
Si el check-in no se marca, la habitación sigue viéndose libre aunque esté ocupada.
Hotelion conecta estos pasos para que ninguno dependa de que alguien lo recuerde a mano.